Najprej je vredno ugotoviti, v kakšnih pogojih se rodijo nove ideje in kako ustvarjalni proces deluje z vidika dela človeških možganov. Pomembno je razumeti, da ustvarjalnost ni darilo, temveč spretnost, ki jo je mogoče razviti. Zanj ni odgovorna desna polobla, kot se običajno verjame, temveč celotni možgani, zato bi moralo delovno okolje podpirati celotno verigo miselnega procesa in ne kakšen ločen del.
Obstajajo 4 faze ustvarjalnega procesa: priprava (zbiranje informacij in pridobivanje novega znanja), tehtanje (oblikovanje povezav med trenutnim znanjem in novimi informacijami), vpogled (nastanek nove ideje) in preverjanje (preizkušanje ideje na drugih).
Ta postopek je cikličen, to pomeni, da kot rezultat preverjanja prejmemo povratne informacije, na njegovi podlagi ustvarimo nove ideje in jih ovrednotimo, dokler se te ideje popolnoma ne oblikujejo in preizkusijo. Brez pravega časa na vsaki od teh faz ne bomo dobili delujoče kreativne ideje.
Sčasoma ta proces teče bolj naravno, še posebej, ker izboljšujemo svoje znanje in veščine, sledimo pravim delovnim navadam in razumemo, kako združiti nove ideje in izbrati najboljše. Omeniti velja, da imajo ljudje z obsežnim znanjem o različnih vprašanjih bolj verjetno nove ideje. S svojo radovednostjo razvijajo odprtost za nove izkušnje, ki je tesno povezana z ustvarjalnostjo. Njihovo globoko razumevanje različnih tem ponuja več "surovin" za nove povezave med znanjem, ki vodijo do novih idej.
Konvergentno in divergentno razmišljanje
Obstajata 2 vrsti mišljenja - konvergentno in divergentno. Prvi je odgovoren za iskanje neposrednega odgovora na določeno vprašanje, ki zahteva poznavanje predhodno naučenih dejstev in metod. In divergentno razmišljanje je ustvarjalni proces iskanja rešitev in ustvarjanja novih idej.
Konvergentno razmišljanje je odgovorno za dve stopnji ustvarjalnega procesa - preverjanje in pripravo. Trenutno asimiliramo nove informacije, zato je sposobnost osredotočanja zelo pomembna za to vrsto razmišljanja. Ko okolje nosi s seboj veliko motenj, moramo več kognitivnih naporov nameniti nadzoru svoje pozornosti, in glede na naše omejene kognitivne vire bi morali biti v bližini delovnega mesta območja za počitek in okrevanje.
Moteči dejavniki so lahko tudi notranji, ko nas ovirajo naša lastna čustva. Poskusi kažejo, da se produktivnost pri pretiranem vznemirjanju ali stresu bistveno zmanjša pri opravljanju nujnih nalog, ki zahtevajo zbranost. Hkrati pa odsotnost čustev na splošno, torej dolgčas, negativno vpliva tudi na produktivnost, saj v tem stanju ne moremo dolgo zadržati pozornosti. Na primer, med sestanki naše misli pogosto gredo v drugo smer, če tema ni zanimiva. Zato je za koncentracijsko delo pomembno, da so same naloge zabavne in zahtevne, a hkrati izvedljive.
Nasprotno pa so pri nalogah, ki vključujejo divergentno razmišljanje, lahko v pomoč zunanji dražljaji. Faze tehtanja in vpogleda so manj osredotočene in bolj ko smo usmerjeni k različnim stvarem, bolj verjetno je, da se bo v naši glavi pojavila nova povezava, ki bo ustvarila novo idejo. To pomeni, da divergentno razmišljanje zahteva področja z minimalno stopnjo zasebnosti, svetlo obliko, odprte poglede skozi okno in predmete navdiha, ki pomagajo spodbuditi domišljijo in so pogosteje moteni, kljub temu da se to morda zdi kontraproduktivno.
Strateg Haworth Ideation Group poudarja, da lahko dolgočasje, ki ovira normalno, osredotočeno delo, pri ustvarjanju novih idej zelo prispeva. Študije kažejo, da ko smo bolj sproščeni, razmišljamo o nečem, kar nas moti ali se ukvarja z rutinskimi aktivnostmi, naši možgani v ozadju preučujejo različne možnosti za reševanje problemov in iščejo prave povezave ter oblikujejo nove ideje. Zato vpogled pogosto pride nenadoma, ko nekaj počnemo nezavedno, na primer vozimo se z javnim prevozom ali hodimo po ulici.
Z razumevanjem tega procesa mnoga podjetja ustvarijo posebna mesta, v katerih bi ljudi lahko odvrnili od dela in na kratko spremenili dejavnosti, tako da so možgani v tem času delali na novih idejah. Na primer, to je lahko igrišče ali telovadnica. Poznavanje preferenc vaših zaposlenih olajša ustvarjanje pravega prostora zanje, sicer obstaja nevarnost rešitev, ki jih nihče ne bo uporabil.
Na žalost potrebe po ustvarjanju različnih con niso vedno upoštevane, pogosto pa v pisarnah prevladuje enaka postavitev - to je bodisi popolnoma odprt prostor odprtega tipa bodisi sistem omar z visokimi ovirami. Da bi ustvarili okolje, ki je naklonjeno inovacijam, je treba ohraniti ravnovesje med odprtimi in zaprtimi prostori ter si prizadevati za različna funkcionalna področja, tako da lahko vsak zaposleni najde sebi optimalno mesto, kjer lahko napolni energijo, razmisli o opravilo ali moti pozornost, da bi ujeli navdih. …
Kadar ima pisarna območja za konvergentno in divergentno razmišljanje, lahko zaposleni prehajajo skozi vse faze ustvarjalnega procesa in izmenično preklapljajo med temi načini. Strokovnjaki skupine Haworth Ideation Group trdijo, da ima vsaka oseba različno pogostost preklapljanja in je odvisna od več parametrov: kako dobro se lahko koncentrira, koliko časa potrebuje za počitek in obnovo energije, količino znanja, ki ga že ima, potrebo po dodatnem znanju in trenutne faze ustvarjalnega procesa.
Po raziskavah 10% najbolj produktivnih zaposlenih v povprečju po vsaki uri zbranega dela vzame 15-minutni odmor. Preklapljanje med načini se lahko zgodi z različnimi frekvencami, včasih tako hitro, da ni več mogoče določiti, v katerem načinu je oseba. Vpijamo informacije, pripravljamo nove ideje in jih takoj izpopolnjujemo - in to vse brez dodatnih naporov. V tem stanju smo čim bolj osredotočeni, kognitivni napori pa se ne porabijo za ohranjanje koncentracije, temveč za iskanje novih idej in rešitev. Tako sodelujemo konvergentno in divergentno razmišljanje hkrati. Hkrati izgubimo občutek za čas, vendar dosežemo najvišjo stopnjo produktivnosti. V to stanje, imenovano »pretok«, ni enostavno vstopiti, vendar je s pravilnimi veščinami, odnosom in motivacijo ter ustreznim delovnim okoljem, ki podpira vse potrebne pogoje in vrste dejavnosti, veliko lažje doseči.
Skupinsko delo
Da bi dopolnili svoje ideje in preizkusili njihovo uporabnost in izvirnost, moramo sodelovati z drugimi ljudmi. To pomeni, da ustvarjalni proces ne vpliva samo na individualno, temveč tudi na timsko delo, med katerim se izmenjuje znanje.
Za uspešno timsko kreativno delo se morajo vsi udeleženci v procesu dobro poznati, imeti komunikacijske izkušnje, skupne spomine in zgodovino odnosov. Bolj odprta medosebna komunikacija in dobri odnosi med sodelavci spodbujajo enostavno in odkrito izražanje misli in idej. Zaposleni se ne bojijo, da bi resnično razpravljali in ocenjevali predloge, pa tudi ne bi slišali kritik v zameno.
Zaupno komunikacijo lahko ovira organizacijska kultura podjetja, v kateri se napake obsojajo in kaznujejo. V tem primeru si ljudje ne upajo prevzeti odgovornosti in prevzeti pobude. Ko v podjetju cenijo nove ideje in napake obravnavajo kot koristne izkušnje po neuspehu, se zaposleni ne bojijo reči stvari, ki jih drugače ne bi izrazili.
Tako ustvarjanje učinkovitega ustvarjalnega okolja ne zahteva le področij za timsko delo, kjer je mogoče reševati funkcionalne naloge, temveč tudi družabne prostore, ki spodbujajo neformalno komunikacijo in izboljšujejo timski duh v podjetju.
Poleg tega je po raziskavi skupine Haworth Ideation Group ustvarjalnost zaposlenih največja v tistih podjetjih ali oddelkih, v katerih je hierarhija manj izrazita. To pomeni, da si je treba za učinkovit razvoj inovacij prizadevati za ustvarjanje majhnih skupin in delovnih skupin s horizontalno strukturo upravljanja, ki medsebojno sodelujejo znotraj organizacije, pa tudi z zunanjimi agenti, zaradi česar je več interakcij in povezave med predmeti znanja.
Organizacija prostora za ustvarjalni proces
Ko ustvarjate cone za koncentracijsko delo, morate ne samo zagotoviti popolno ali delno zasebnost, temveč uporabniku omogočiti, da prostor prilagodi sebi in svojim delovnim preferencam, da čim bolj izkoristite kognitivne vire. Za to bodite pozorni na naslednje štiri točke.
Sabljanje. Zaščita pred motnjami, ki motijo fokus, vključno z vidnimi ovirami (stene, predelne stene), informacijskimi opozorili (ne motijo znakov) ali zvočnimi ovirami (slušalke ali zadostna oddaljenost od vira hrupa).
Dostop do informacij. Zagotavljanje prostora z digitalnimi in fizičnimi materiali (knjige, revije, oblikovalski predmeti), da zaposleni dobijo nove informacije ali osvežijo obstoječe znanje.
Vizualizacija. Zadostno število površin za vizualni prikaz informacij, zapisov, argumentacije in vizualne komunikacije.
Komunikacije. Komunikacija prek medijskih rešitev ali osebna interakcija z drugimi kolegi za izmenjavo mnenj o določeni temi.
Glede na te lastnosti bo uporabnik lahko izbiral, katera orodja bo uporabil in kako. Dostop do informacij je na primer bolj pomemben za individualno delo, medtem ko se vizualizacija pogosteje uporablja za skupinsko razpravo.
Prostor za počitek in dopolnitev mora zaposlenim omogočati izbiro kraja in časa. Nekateri imajo raje kratke odmore, da se hitro zamotijo, si oddahnejo in se vrnejo k nalogi, drugi potrebujejo več časa za okrevanje, kar zahteva ločena področja za individualni ali skupinski počitek. Organizacija teh con je odvisna od tega, katere metode "polnjenja" zaposlenih izberejo in koliko časa potrebujejo za to. Ob upoštevanju različnih individualnih značilnosti zaposlenih je treba zagotoviti različna področja rekreacije in regeneracije, tako da bo vsak zaposleni našel najudobnejše mesto zase.
Uporabniški nadzor nad prostorom v počivališčih je veliko manj pomemben kot v zgoščenih delovnih prostorih. Toda hkrati jim je treba zagotoviti osnovna orodja za vizualizacijo in komunikacijo, na primer Wi-Fi in tablo, če obstaja nova ideja, ki jo želite deliti.
Da ne bi obremenjevali kognitivnih virov zaposlenih, ki so bolje usmerjeni v ustvarjalni proces, bi morala biti navigacija v prostoru preprosta in intuitivna. To ne velja samo za kraje za zgoščeno delo ali prosti čas, temveč za celotno pisarno na splošno. Za to je vsako območje označeno s posebno barvo, napisom, grafiko, arhitekturnim elementom. Prav tako bi morali zaposleni takoj razumeti namen določenega prostora in kakšno vrsto dejavnosti je v njem najbolje izvajati. To vam bo omogočilo, da vas ne bodo motile nepotrebne misli ali dolgo iskanje primerne cone, ampak bo vaše kognitivne napore takoj usmeril v konstruktivno smer.
Ustvarjanje pisarniškega okolja za učinkovito ustvarjalno delo torej ni samo razvijanje kreativne, navdihujoče notranjosti. To je zapleten postopek, zaradi česar je treba zagotoviti tako različna funkcionalna področja z različnimi stopnjami zasebnosti in zvočnega udobja za individualno in skupinsko delo kot tudi različna mesta za regeneracijo in kolektivno delo. rekreacija, kar prispeva k povečanju timskega duha podjetja.
