V zadnjem času koncepti Agile in Activity Based Work postajajo vse bolj priljubljeni in številna podjetja že razmišljajo o možnosti, da bi jih uvedli v svoji pisarni, vendar imajo določene težave. Vodstvo pogosto ne more narediti takšnih sprememb, saj se boji, da se bo soočilo z nezadovoljstvom zaposlenih in zmanjšanjem njihove produktivnosti.
Denis Chernichkin, direktor podjetja Haworth Business Interiors, nam je povedal, zakaj lahko sprememba koncepta pisarniške notranjosti negativno vpliva na delo podjetja in kaj je treba upoštevati, da bo prostor čim bolj učinkovit.
Katere so glavne težave pri izvajanju projektov, kot sta agilno delo in delo na podlagi dejavnosti?
- Pisarne, ki se izvajajo po teh konceptih, najprej predvidevajo prisotnost številnih različnih funkcionalnih področij, ki jih lahko zaposleni izbere po lastni presoji, odvisno od določene naloge in vrste dejavnosti. Ta raznolikost daje takšno svobodo ukrepanja pri načrtovanju pisarne, da odgovorni za to včasih nimajo pojma, kje bi začeli, na kaj bi se osredotočili ali se sploh ne odločajo o pomembnih spremembah, in če se, ne morejo jasno oblikovati nalogo in razložite arhitektom, kakšen rezultat je treba doseči. Običajno so formulacije preveč abstraktne in temeljijo bolj na občutkih in trendih kot na konkretnih dejstvih in statistikah. Te želje še zdaleč niso smiselna, strukturirana, kakovostna tehnična naloga, ki odraža zahteve po učinkovitem prostoru danes in na razdalji od treh do petih let za določeno podjetje. Rezultat se lahko izkaže za neprimernega glede na pričakovanja kupca.
Pogosto podjetja, ki ne razumejo, kaj natančno želijo dobiti, začnejo kopirati ideje obstoječih pisarn, ne da bi se prilagajala lastnim potrebam in jih izvajala v popolnoma drugačnem prostoru, v drugačnih pogojih, v drugih skupinah, ki v osnovi niso pripravljene sprejeti takšnih konceptov. Posledično to povzroči znatno zmanjšanje produktivnosti.
Kljub dejstvu, da so te težave bolj povezane s prehodom na koncepte gibčnega dela in dela na podlagi dejavnosti, se lahko pojavijo pri ustvarjanju katerega koli prostora. Seveda je lažje ustvariti standardno pisarno z odprtim prostorom, kjer se pogosto uporabljajo istovrstne rešitve, vendar se tudi v takih primerih pojavijo težave pri oblikovanju zahtev za učinkovit prostor.
Kako definirate učinkovite pisarniške prostore?
- To je prostor, ki združuje ljudi in kjer so najbolj produktivni in učinkoviti. To je okolje, v katerem lahko delovne skupine ali posamezni strokovnjaki maksimirajo svoj potencial, kadar jih okoliški prostor ne ovira, ampak pomaga. Ker ima vsaka ekipa in vsak strokovnjak posamezne značilnosti, je učinkovit prostor edinstven za vsako posamezno organizacijo. Enotnega scenarija ali pravilnega odgovora ni, ker je veliko odvisno od ciljev podjetja. Za nekatere je trenutno pomembno znižati stroške, zmanjšati kvadratne metre na osebo, za druge - ustvariti nov izdelek ali na trg predstaviti novo tehnologijo, za nekoga - povečati zadovoljstvo strank in kakovost storitev. Včasih so te naloge v konfliktu. Zato mora vsako podjetje določiti, kakšni so njegovi cilji, merila za uspeh in kako to doseči ter kako lahko prostor pomaga pri izpolnjevanju teh nalog.
Predlagam, da začnete z opredelitvijo enega zelo pomembnega parametra - organizacijske kulture. Ona je tista, ki ločuje podjetja med seboj. To je izjemno pomembna lastnost, ki je na našem trgu pogosto podcenjena, čeprav je njen pomen že dolgo prepoznan v svetu. Poznavanje in razumevanje kulture vašega podjetja olajša določanje prostora, ki ga potrebuje.
Kako je kulturo mogoče povezati s prostorom?
- Kultura vpliva dobesedno na vse vidike dejavnosti organizacije, vključno z upravljanjem, poslovnimi procesi, ustvarjenimi izdelki, privlačnostjo in zadrževanjem zaposlenih, sistemom odločanja, ugledom in še veliko več. Gradi občutek varnosti, zavezanosti podjetju in vpliva na zadovoljstvo in produktivnost zaposlenih. Zato se nanjo pogosto gleda kot na polnopravno in zelo pomembno sredstvo organizacije.
Običajno je kultura v podjetju povezana s formalnimi stvarmi, kot so korporativne vrednote, delovni standardi, kodeksi ravnanja - tako imenovani vidni dejavniki. Obstajajo pa tudi nevidni dejavniki, ki določajo neizrečena pravila in navade ljudi. Na tem področju ima pomembno vlogo tudi delovni prostor, vključno z arhitekturo, notranjostjo in pohištvenimi rešitvami. To pomeni, da je delovni prostor pomemben del organizacijske kulture in mu mora ustrezati. Je kot del sestavljanke, vzet iz drugega sklopa - ne samo, da ne bo ustrezal sosednjim elementom, ampak bo v celoti pokvaril celotno sliko. Enako je s prostorom. V mnogih pogledih oblikuje način dela zaposlenega, tako da bodo ljudje, če prostor ne ustreza trenutni kulturi, delali proti vrednotam podjetja.
Izkazalo se je, da če zaposlenega preselite iz ene pisarne v drugo, ki se opazno razlikuje od prejšnje, bo delal drugače?
- Vsekakor. Seveda ta sprememba ne bo vedno tako bleščeča, ampak bistvo je, da vrsta prostora, funkcije, ki so v njem na voljo, in organizacijska kultura na splošno določajo, kako človek pristopa k nalogam, komunicira s kolegi in sprejema odločitve. Konec koncev, tudi če običajno o tem ne razmišljamo, je vpliv kulture na naše vedenje res velik. Vredno je spremeniti kraj, mi pa se že podzavestno obnašamo drugače.
Všeč mi je rek Winstona Churchilla: "Najprej določimo obliko svojih stavb, nato pa naše stavbe določijo obliko našega vedenja." In res je. Za primer primer vzemimo vedenje ljudi zunaj pisarne - v dragi restavraciji in v običajnem lokalu. V prvem primeru poskušamo ustrezati ravni - formalni slog oblačenja, umirjen ton, pogosto pogovor na intelektualne teme. Toda predstavljajte si, da smo v pivnici - naše vedenje bo bolj svobodno in neformalno. Enako se dogaja v pisarnah - prostor neposredno vpliva na vedenje in način dela zaposlenih.
Kaj pa, če zaposleni ne marajo prostora, v katerem delajo? Kako bo to vplivalo nanje?
- To je izjemno pomembno vprašanje. Nezadovoljstvo zaposlenih s pisarniškimi prostori, kjer na primer ni mogoče najti udobnega funkcionalnega prostora, primernega za določeno nalogo, ali pa je veliko motečih motenj, ustvari pomemben negativen učinek. A žal zaposleni obstoječega prostora sami ne morejo spremeniti. Takšna pristojnost je na plečih strokovnjakov, odgovornih za oblikovanje pisarniške notranjosti, ki morajo upoštevati kulturne značilnosti organizacije, da bi ustvarili čim bolj udobno okolje. Poleg tega zaradi različnih vrst dejavnosti oddelkov znotraj ene organizacije obstajajo tako imenovane subkulture, ki jih je treba upoštevati tudi pri oblikovanju.
Vsi vemo, da se arhitektura različnih držav in mest med seboj razlikuje, odraža kulturne značilnosti in ustvarja edinstveno vzdušje. V pisarni je vse enako - zasnova in arhitektura pisarniškega prostora morata odražati individualnost organizacije in njenih oddelkov.
Kako lahko definirate svojo organizacijsko kulturo in razumete, kateri prostor ji najbolj ustreza?
- Pravzaprav je povsem preprosto. Obstaja klasifikacija, ki temelji na 25 letih raziskav profesorjev Univerze v Michiganu Cameron in Quinn, imenovana "Konkurenčne vrednote". Znanstveniki so v podjetjih prepoznali štiri prevladujoče vrednote: sodelovanje, rivalstvo, ustvarjanje in nadzor. Vsaka vrednost je povezana z naborom značilnosti delovnega prostora, ki poveča njegovo podporo. Mimogrede, številni strokovnjaki so ta model prepoznali kot zelo učinkovitega in se uvrstil med 50 najboljših poslovnih orodij v zgodovini po oceni Financial Timesa.
Oglejmo si na primer podjetja, kjer prevladuje vrednost Control. Za te organizacije je ključno, da delo opravljajo "pravilno". Zanje je značilna jasna organizacijska struktura, hierarhija, strog nadzor, obilo protokolov in postopkov ter formalna interakcija z zaposlenimi. Najpogosteje gre za velike birokratske korporacije in vladne agencije ter finančne in pravne službe. V tem primeru bi moral biti prostor urejen, razumljivo razporejen na delovnih mestih, ohranjati hierarhijo in status, biti opremljen z visokimi predelnimi stenami in posebej določenimi prostori za interakcijo, namesto ločenih sejnih sob. Delovna mesta so običajno izolirana, togo razdeljena na oddelke v neposredni bližini šefa, v notranjosti se pogosto uporabljajo konzervativne barve.
Za primerjavo vzemimo nasprotno vrednost "Creation". Za podjetja, v katerih prevladuje ta vrednost, je značilna želja, da najprej izdelajo izdelek ali storitev, osredotočajo se na inovacije, na nenavadna razmišljanja, na željo, da bi z novimi razvoji postali vodilni in hitrejši izstop na trg edinstvena ponudba. Ta tip je pogosto povezan z IT podjetji in kreativnimi marketinškimi agencijami, dejansko pa ima to vrednost skoraj vsako podjetje, ki ustvari svoj izdelek, še posebej, če je v svoji panogi na vodilnem položaju. Za taka podjetja je izredno pomembno, da lahko kadar koli organizirajo skupinske razprave, nevihte, sestanke, neuradno delijo svoje ideje s kolegi. Zato ta vrsta organizacije zahteva veliko različnih prostorov za individualno usmerjeno delo, pa tudi za kolektivno interakcijo in spontana srečanja, velike površine za vizualni prikaz informacij, prostornejše prostore z dobro perspektivo, saj spodbuja domišljijo, bolj zapletene in organska postavitev, neenotnost oblikovanja in ponavljanja, navdihujoče notranje rešitve, manj omejitev in več svobode ter veliko različnih področij za ustvarjalnost z dobro akustiko, saj ustvarjalni proces je zelo enostavno uničiti.
Najpomembneje pa si je zapomniti, da vsako podjetje vedno združuje vse štiri vrednote. Praviloma prevladujeta dva, v vsakem primeru pa je organizacijska kultura vsakega podjetja edinstvena kombinacija vseh teh vrednot, ki so prisotne v določenih razmerjih. Zato ne boste mogli najti podjetij z enako kulturo. Če poznate lastno organizacijsko kulturo, razumete ravnovesje ključnih vrednot, lahko dobite jasno predstavo o tem, kateri prostor je potreben za posamezen oddelek in podjetje kot celoto.
Kako natančno lahko prepoznate kulturo v podjetju?
- Za jasno diagnozo organizacijske kulture podjetja in njegovih oddelkov je potreben celovit znanstveni pristop. Za tovrstne raziskave imamo v HAWORTH lastno patentirano metodologijo CultureLENS ™. Zahvaljujoč računalniški tehnologiji lahko v tej študiji sodelujejo vsi zaposleni, ki na daljavo odgovarjajo na vprašanja za analizo trenutne organizacijske kulture. Vrhunski vodje odgovarjajo na dodatna vprašanja, ki pomagajo določiti želeno organizacijsko kulturo, ki bi jo želeli videti v svojem podjetju čez 2-3 leta. Vse odgovore obdela računalnik, kar strokovnjakom in strategom pisarniškega prostora omogoča, da za stranko pripravijo posamezne zaključke in priporočila. Na primer, primerjava trenutne in prednostne kulture vam lahko pomaga razumeti, v katero smer naj se premaknete in katere spremembe je treba uvesti v pisarniškem prostoru, da dosežete želene rezultate, ne da bi pri tem osebje zavrnilo in odpor.
Ali prav razumem, da so rezultati študije organizacijske kulture osnova za projektno nalogo pisarne? Ali morajo stranke zagotoviti kaj drugega?
- Da, rezultat študije je podrobno poročilo, ki je projektni kratek opis, podroben projektni nalog za oblikovanje prihodnje pisarne s primeri prostorskih rešitev, ki bodo podpirale želeno organizacijsko kulturo preučevanega podjetja. Sem pa govoril le o enem, čeprav temeljnem orodju. Poleg organizacijske kulture je pomembno razumeti še druge posamezne značilnosti organizacije - obstoječe delovne sloge, vrste interakcij med oddelki in zaposlenimi, statistiko o uporabi delovnih mest in skupnih prostorov, osebno zadovoljstvo s trenutnim delovnim prostorom itd. Obstajajo dodatne raziskave, ki podjetjem pomagajo prepoznati vse te značilnosti.
Na koncu bi rad še enkrat poudaril, da mora vsako podjetje pri načrtovanju nove pisarne ali prenovi obstoječe pisarne skrbno analizirati sebe in svoje potrebe. Možno je, da tej organizaciji ni treba preiti na gibčno delo ali delo na podlagi dejavnosti. Nihče ni zadolžen, da sledi modi ali je v trendu, naša odgovornost je ustvariti pravi prostor, ki poveča produktivnost, zadovoljstvo in zavzetost zaposlenih. Navsezadnje so ljudje glavno bogastvo vsakega podjetja.
