V zadnjem desetletju je prevlada odprtih prostorov v sodobnih pisarnah postala bolj izrazita, kar je izpodrinilo druge vrste organizacije prostora. Odprti prostor sicer izboljšuje interakcijo med zaposlenimi in zmanjšuje stroške nepremičnin, hkrati pa otežuje osredotočanje in osredotočanje na delo, kar negativno vpliva na produktivnost in lahko na koncu odtehta koristi.
Seveda bi morala imeti skoraj vsaka pisarna odprta komunikacijska področja, ki povečajo pogostost in učinkovitost interakcij zaposlenih in povečajo verjetnost inovacij. Vendar taka področja ustvarjajo motnje vida in hrupa v odprtih prostorih, ki motijo koncentracijo, in delo, ki zahteva koncentracijo, je enako pomembno kot timsko delo. Zato je vredno ugotoviti, kaj natančno vpliva na koncentracijo, kako se ji lahko izognete in kako kompetentno kombinirati odprta območja z območji za osredotočeno delo.
Vsi vedo za problem hrupa in izgube koncentracije v odprtem vesolju, vendar se na žalost le malo ljudi resno ukvarja s tem vprašanjem. Morda zato, ker zvoka ni mogoče videti, podcenjujemo njegov pomen. Če bi na primer v pisarni prišlo do uhajanja, čeprav ne zelo resnega, bi ga odgovorno osebje takoj začelo odpravljati. Zvočno "puščanje" je lahko prav tako škodljivo za pisarniško delo, vendar iz nekega razloga to težavo zlahka prezremo, za razliko od mokre preproge.
Po podatkih Haworthovega raziskovalnega centra zaposleni v povprečju zaradi motenj v pisarni izgubijo 28% delovnega časa. Posledično morajo svoj delovni dan začeti zgodaj ali ostati pozno, da lahko opravijo vse naloge, ki zahtevajo tišino in zbranost. Ta težava še zdaleč ni nova. Pisarniški delavci pogosto potrebujejo prostore za umik in osredotočanje, na žalost pa je ta dejavnik najmanj upoštevan v odprtih delovnih prostorih. Po statističnih podatkih študije več kot polovica vseh zaposlenih meni, da se je težko zbrati v svoji pisarni, zato izgubljajo veliko časa.
Poleg vizualne nereda in onesnaženosti s hrupom, s katerimi se morajo zaposleni soočiti v pisarnah odprtega tipa, jih zasipajo moteči dejavniki, kot so e-pošta, brenčanje pametnih telefonov in pojavna sporočila. Presežek informacij iz neprekinjenih mobilnih in internetnih komunikacij jih "ohromi", tako da ostane manj časa za osredotočanje na njihovo delo in nestandardno reševanje problemov. Človeški možgani delujejo enako kot pred tisoč leti, zdaj pa imamo vse te tehnologije in naša biologija ni sledila njihovemu razvoju. Preobremenjenost z informacijami je hitro postala glavni negativni trend na trgu človeškega kapitala.
Izguba koncentracije
Med delom na eni nalogi se lahko človek osredotoči na tak način, da bo zaznal samo tiste informacije, ki se mu zdijo pomembne, pri čemer ne bo upošteval vsega drugega. To je neverjetna sposobnost človeških možganov. Ko pa pride do več motenj, pozornost pogosto preide s trenutne naloge na manj pomembno.
Pomembno je omeniti, da moteče dejavnike lahko razdelimo na dve vrsti: notranje in zunanje. Glede na študijo traja povprečno 23 minut, da se zaposleni preusmerijo in vrnejo na delo, ki ga prekinejo zunanji moteči dejavniki. Zanimivo je, da se pri tem osredotočijo na vsaj dve drugi nalogi, preden se vrnejo k tisti, ki so jo opravljali prej.
Notranji dejavniki so praviloma osebne misli ali izkušnje, ki niso neposredno povezane z delom, na primer, kaj jesti za kosilo ali kaj ostane za večer. Kot se je izkazalo, je vrnitev na delo, ki jo motijo notranji dejavniki, nekoliko težja in traja približno 30-35 minut. Tako porabimo precej kognitivnega napora za nadzor lastnih motečih misli. Zato je tako pomembno, da se učinek zunanjih dejavnikov čim bolj zmanjša - navsezadnje, kolikor več je truda za spopadanje z zunanjimi dejavniki, tem pogosteje se bo človek motil in več časa bo zapravil.
Več kot je večopravilnosti, manjša je učinkovitost
Človeški možgani niso sposobni obdelati informacij na enak način kot računalnik, ki lahko izvaja več procesov hkrati. Ljudje so običajno bolj zaporedni. Ko poskušamo opraviti dve ali več nalog, se pogosto počutimo, kot da delamo vse hkrati. V resnici s preklapljanjem med nalogami zapravimo veliko časa in dlje ko so dokončana, bolj izgubimo koncentracijo in več napak naredimo. Mnogi večopravilnost celo omenjajo kot drugo obliko motenja, saj več nalog med njimi moti pozornost.
Na primer, imamo nalogo, da iz ene steklenice vode napolnimo več kozarcev. Ne moremo jih napolniti hkrati, zato jih bodisi napolnimo popolnoma naenkrat ali po malem in se vedno znova vračamo v prazne kozarce. V prvem primeru se bomo očitno spopadli hitreje in učinkoviteje, v drugem primeru pa bo postopek trajal dlje, medtem ko lahko mimo kozarcev nalijemo več vode. In več kozarcev bo, dlje bo ta postopek trajal in več vode bomo razlili.
Tehnologija je lahko še posebej zahtevna pri večopravilnosti, saj smo z vsemi motečimi dejavnostmi v stanju, da se pripravimo na motenost, večina ljudi pa večopravilnosti preprosto ne obvlada dobro. Zato se s poudarkom na eni dejavnosti delamo bolj produktivno. Še posebej v stanju "pretoka".
Pojdi v tok
Flow je koncept v psihologiji, ki ga je v sedemdesetih letih razvil madžarski psiholog Mihai Csikszentmihalyi. Ta izraz se nanaša na duševno stanje, v katerem je oseba v celoti vključena v določeno dejavnost, motivirana, polna energije in pogosto izgubi občutek za čas. Tako ne deluje le bolj produktivno, ampak tudi bolj kreativno.
Zunanje motnje lahko motijo fokus, vendar imajo malo ali nič učinka na tiste, ki so v stanju "pretoka". Na primer, glasbo v pisarni lahko nekateri dojemajo kot moteče dejavnike, drugi pa skoraj neopazno, čeprav sta oba osredotočena na isto nalogo. To lahko pomeni, da je drugi že vstopil v stanje "pretoka", medtem ko drugi to samo poskuša storiti, vendar zunanji dejavniki posegajo vanj.
Po drugi strani pa zunanji dražljaji niso nujno moteči dejavniki, temveč so lahko koristni za dokončanje dela. Včasih je treba razumeti in ovrednotiti zunanjo situacijo in okolje. To situacijsko zavedanje je lahko koristno za nekatere dejavnosti. Na primer, med vožnjo je človek osredotočen, medtem ko mora oceniti različne situacijske dejavnike: cesto, semaforje, druge udeležence v prometu.
Produktivno pisarniško delo zahteva tako situacijsko zavedanje kot vstop v »tekoče« stanje. Žal je nemogoče, da bi bili hkrati v obeh državah, zato se morajo zaposleni ob upoštevanju trenutnih nalog, okoliščin ter notranjih in zunanjih dejavnikov preklapljati med njimi. In pisarniški prostori bi morali podpirati delo v vsaki od teh držav.
Zasnova delovnega prostora koncentracije
Motenja ne bodo izginila, vendar bi morali pisarniški prostori delo osredotočati, ne pa ustvarjati novih ovir za doseganje "tekočega" stanja.
Delovne potrebe zaposlenih se skozi dan spreminjajo glede na nalogo. Na primer, najprej morate razvrstiti pošto, opraviti več klicev, nato se pripraviti na sestanek, razpravljati o nalogah s kolegi in nato pripraviti komercialno ponudbo. Le z integriranim pristopom k oblikovanju lahko ustvarite prostor, ki je primeren za vse naštete dejavnosti.
Ta celovit pristop k organizaciji pisarniških prostorov zajema pet načel: raznolikost, izbira, nadzor, prepoznavanje in dopolnitev.
Raznolikost. Ne izbirajte med odprtimi in zasebnimi prostori, zaposlenim morate zagotoviti oboje in jim dati tudi možnost, da izberejo ustrezen prostor za vsako nalogo. Delo, ki zahteva koncentracijo, lahko opravljate na katerem koli območju: nekomu je bolj prijetno na prostem ob zvoku pisarniškega brenčanja, medtem ko nekdo potrebuje popolno tišino na samotnem mestu. Glavna stvar je, da sta obe vrsti prostora predstavljeni v pisarni.
Izbira. Zaupajte svojim zaposlenim, da bodo izbrali, kje, kako in kdaj bodo opravljali svoje delo. In sami bodo lahko našli pogoje, v katerih bodo najbolj produktivni.
Nadzor. Omogočite zaposlenim nadzor nad svojim delovnim mestom. Če se vse odločite zanje, obstaja velika verjetnost, da se zmotijo z njihovimi preferencami. Na primer, če se podjetja odločijo odpraviti motnje hrupa med zaposlenimi in jih izolirati od skupnih prostorov, lahko podjetja znatno poslabšajo interakcijo kolegov. Namesto tega zaposlenim omogočite, da uravnavajo zasebnost svojega delovnega mesta, pogostost interakcije s sodelavci, pa tudi nabor dodatkov, raven svetlobe, temperaturo itd. Že samo spoznanje, da lahko nadzorujejo svoj delovni prostor, lahko izniči nekatere negativne učinke motenj.
Priznanje. Od točke A do točke B, nato do točke C bi moralo biti enostavno. Jasne in preproste postavitve ljudem omogočajo hitro navigacijo v vesolju in se izognejo neprijetnim situacijam in izgubljenemu času. Resnično razumljiva postavitev zaposlenemu omogoča, da si miselno predstavlja zemljevid pisarne, poišče kolege v njem in intuitivno razume namen vsake cone. Ko jasno razmejite funkcionalna področja, kognitivnih procesov zaposlenih ne preobremenite z nepotrebnimi mislimi in so takoj pripravljeni svojo energijo usmeriti v izpolnjevanje nalog, namesto da bi poskušali krmariti po vesolju.
Popolnitev sil. Dajte zaposlenim čas in prostor za odmore. Ko se dolgo časa osredotočimo na delo, porabimo veliko energije in telo se hitreje utrudi. Naši možgani počnejo res neverjetne stvari, tako da nam omogočajo, da se dolgo časa osredotočimo na nekaj, ne da bi bili pozorni na moteče dejavnike. Zato je "polnjenje" po takšni aktivnosti preprosto potrebno. Ena od možnosti za polnjenje energije je uživanje v pogledu skozi okno, medtem ko si privoščite kratek oddih od dela, in to priložnost bi moralo zagotoviti vsako podjetje. Ves dan si lahko privoščite tudi kratke odmore, da si privoščite prigrizek ali poklepetate s kolegi na neformalnih območjih. En ali dva daljša odmora, na primer obisk fitnesa ali sprehod izven pisarne, lahko zagotovi potreben zagon energije za daljše delovno vadbo. Pomembno je, da zaposlenim zagotovite te možnosti, da bodo vedno osredotočeni na koncentracijo.
Problem koncentracije v ruskih pisarnah
Denis Chernichkin, direktor podjetja Haworth Business Interiors, je podal svoje komentarje o tej študiji in jih povezal z rusko realnostjo.
»Problem koncentracije na odprtih prostorih v Rusiji ni nič manj nujen kot na Zahodu. Rekel bi celo, da je vprašanje še bolj pereče. Dejstvo je, da se na primer ameriška podjetja večinoma precej previdno premikajo v odprt prostor in ga uporabljajo samo za določene oddelke ali cone. V ruskih pisarnah je ta prehod postal ostrejši in bolj neposreden, ne da bi se upoštevale posebnosti dejavnosti zaposlenih in njihov način dela. Poleg tega pogosto v številnih vrstah monotonih "klopi" praktično ni nobenih razmejitev ali zvočnih ovir. Zakaj hrup in druge motnje dosežejo kritično raven. To potrjuje naša raziskava o Ideation v ruskih pisarnah, zaradi česar dobivamo stalno potrditev, da je skoraj v vsakem podjetju glavna pritožba zaposlenih pomanjkanje zasebnosti in nezmožnost koncentracije.
Da bi se zaposleni lahko osredotočili na svoje naloge, mora delovni prostor zagotavljati jasno določena področja za timsko, individualno in osredotočeno delo. Ta območja ne bi smela tekmovati, ampak se dopolnjevati. Večja raznolikost in razpoložljivost tega ali onega prostora zaposlenim omogoča uporabo najprimernejšega okolja za trenutno nalogo in jim omogoča, da ne motijo sosedov, pa tudi razbremeni dolgočasno monotonost ponavljanja vrstic na prostem in izboljša zvočno udobje.
In seveda je izredno pomembno, da zaposlene usposobimo za pravilno uporabo prostora. Že od samega začetka je treba ljudi vključiti v proces sprememb, saj je veliko lažje uresničevati ideje, prejete s komunikacijo s kolegi, in ne vsiljevati drugih. Podjetja morajo okrepiti novo vedenje z natančno opredeljeno strategijo sprememb, komunikacijo in usposabljanjem. V tem primeru ne bodo naleteli na odpor zaposlenih, učinkovitost inovacij pa bo čim večja. Na podlagi raziskav Haworth
